Bilder-Archivierung und Verwaltung, wie gehts?

Bilder-Archivierung und Verwaltung, wie gehts? Unter Bilderverwaltung versteht man unter anderem Lösungen, die das strukturierte Aufbewahren, Katalogisieren, Archivieren und Auffinden von Bildern ermöglicht. Neben dem Betrachten von Bildern stehen nicht selten bei softwarebasierten Produkten einfache Bildbearbeitungsfunktionen ebenfalls zur Verfügung.

Die grundlegende Zielsetzung solcher Software ist es, eine effektive Verwaltung von digitalen Bildern und Grafiken zu ermöglichen. Dies umfasst das Aufnehmen von Bildern in den Datenbestand, deren textliche Beschreibung, Zuordnung zu Kategorien, Verschlagwortung etc. sowie die Möglichkeit zu Recherche, Wiedergewinnung der Daten und deren Präsentation.

Bilderverwaltung erklärt!

Bilddatenbanken wurden ursprünglich vor allem von professionellen Nutzern, wie etwa Bildagenturen, die mit großen Beständen von Bildern arbeiten, verwendet. Seit die digitale Fotografie auch bei Privatpersonen ihren Durchbruch erzielt hat, werden Bilddatenbanken zunehmend für private Zwecke genutzt. Die Digitalfotografie ermöglicht es, schnell große Mengen von Bildern zu erzeugen, deren thematische oder zeitliche Verwaltung und Sortierung eine Bilderverwaltung unterstützt. (Wikipedia)

Häufig bieten Bildverwaltungen eine hierarchische Darstellung in Ordnern und Kategorien sowie eine Vorschau-Übersicht der Bilder. Dabei werden auch Bilddaten, wie Metadaten, Aufnahmezeit, Kameramodell und Aufnahmewerte wie Blende und Belichtungszeit, angezeigt bzw. in einer Datenbank oder einer Indexstruktur gespeichert, um dem Benutzer ein schnelles und komfortables Auffinden von Bildern über Suchmasken zu ermöglichen. Metadaten werden von modernen Kameras in der Regel im Exif-Standard direkt in die Bilddatei gespeichert, wodurch sie unabhängig vom Kamerahersteller von den meisten Bilderverwaltungs-Programmen genutzt werden können. (Wikipedia)

Bilder-Archivierung und Verwaltung, wie gehts?

Die Bilderverwaltung beginnt in der Regel damit, den Bilderbestand zu strukturieren. Wie macht man das? Ganz einfach: Überflüssiges löschen, restliche Bilder entwickeln und die Highlights drucken, als Fotobuch, Abzug oder Poster. Abschließend die Bilder dauerhaft archivieren. Zum Drucken findet ihr hier eine Anleitung. für Einsteiger

Fangen wir also mit der Pflicht an, überflüssiges Löschen steht hier an erster Stelle, um dann den Rest so zu archivieren, dass wir alle Fotos ohne großen Aufwand wiederfinden. Selbst wer vergleichsweise wenig fotografiert, kommt schnell auf mehrere hundert oder gar tausend Aufnahmen im Urlaub. In Zeiten von günstigen und großen Festplatten ist auch der Speicherplatz nicht mehr der limitierende Faktor. Wer seine Bilder also unsortiert in den „Bilder“-Ordner auf die Festplatte kopiert, verliert sehr schnell den Überblick und muss immer mehr Zeit für die Bildersuche aufbringen. Bildarchivierung gehört zur Fotografie, wie das Auslösen.

Die verschiedenen Wege

Windows Explorer

Mit Fotos geht es vielen wie mit der Nadel im Heuhaufen oder dem bekannten Lippenstift in der Damenhandtasche. Die Suche kann extrem aufwändig und nervig werden. Das führt dann leider dazu, dass die schönen Fotos ihr Dasein unentdeckt auf der Festplatte fristen. Das ist schade, denn Spaß machen Aufnahmen ja vor allem, wenn man sie zeigen und betrachten kann. Die meisten versuchen dann den Weg über den Windows Explorer, mithilfe einer Ordnerstruktur, welche häufig über Datum und Anlass / Ereignis strukturiert ist. Das kann man machen und bringt in jedem Fall schon einmal etwas mehr Übersicht.

Allerdings ist meine Erfahrung, dass sich große Bildbestände mit dieser Variante nicht mehr wirklich übersichtlich archivieren lassen. Jedes Bild lässt sich ja immer nur in einem Ordner ablegen, damit sind die Probleme vorprogrammiert. Insgesamt ist dieses System zu starr und unflexibel, um bei größeren Fotosammlungen dauerhaft Übersicht zu garantieren. Wer langfristig den Überblick behalten will, sollte meiner Meinung nach auf ein Bildverwaltungsprogramm umsteigen. Damit lassen sich auch riesige Sammlungen so strukturieren und organisieren, dass man jedes gewünschte Bild schnell auffindet.

Bildverwaltungsprogramme mit & ohne Bearbeitungsfunktion

Allgemein

Der Königsweg dafür sind spezielle Bildverwaltungsprogramme. Sie unterstützen beim Sortieren und Suchen durch viele Funktionen. Viele bieten als Zusatznutzen noch Möglichkeiten zur Bildbearbeitung. Es geht natürlich auch umgekehrt, Bildbearbeitungsprogramme wie Lightroom haben beispielsweise eine kpl. Verwaltungssoftware in Form einer Datenbank integriert. Ein weiteres Plus ist der Trend zu einer weiteren Vereinfachung der Suche durch sogenannte Künstliche Intelligenz (KI). Es besteht also Hoffnung für alle, die sich nicht selbst dauerhaft um Ordnung in ihrer Fotosammlung kümmern möchten.

Mit Windows Ordnerstruktur

Wer noch nie mit einem Bildverwaltungsprogramm gearbeitet hat, muss keine Angst davor haben. Der Einstieg ist recht einfach, denn das Grundprinzip dieser Programme ist eigentlich immer identisch. Die Software zeigt alle Aufnahmen meist in Miniaturen in einer Rasteransicht und bieten verschiedene Such- und Sortiermöglichkeiten. Fast Sone Image Viewer oder Exif Viewer sind zwei Beispiele für diese Kategorie. Der erste Vorteil liegt genau darin, dass man alle Aufnahmen unter einer Oberfläche vereinen, durchsuchen und überblicken kann.

Fast Stone Image Viewer, Ordnerbasiert

So sind auch Bilder aus der Cloud, wie etwa bei Dropbox, oder solche im „Download“-Ordner, die einem andere zugeschickt haben, schnell visuell auffindbar. Manchmal muss man zunächst den Speicherort der Ordner, in dem die Bilder abgelegt sind, dem Programm mitteilen. Natürlich gibt es für den Anfang kostenfreie Software, mit der sich schon ein übersichtliches Archiv aufbauen lässt. Da wäre z. B. das kostenfreie, durchaus empfehlenswerte Fast Stone Image Viewer.

Adobe Bridge Ordnerbasiert

Diese Software arbeitet mit der gewohnten Windows-Ordnerstruktur. Somit müssen die Bilder auch nicht in eine spezielle Datenbank importiert werden. Wer beispielsweise über das Adobe Creative Cloud Abo verfügt, erhält neben Lightroom auch die Adobe Bridge, welche ebenfalls ordnerbasiert ohne Datenbank die Bilder zur Verfügung stellt.

Ordnerstruktur

Wichtig ist es hier, neue Ordner nach einem klaren, einheitlichen Schema zu benennen, das vom Computer sortiert werden kann. Gerne vergessen wird, dass der PC zwar fleißig, aber dumm ist. Wenn man einen Bilderordner mal „Jan18_GeburtstagMarie“ und mal „Hochzeit_Jan_und_Lisa_Maerz2018“ nennt, dann wird es nicht gelingen, die Ordner thematisch sortiert richtig anzuzeigen.

Es empfiehlt sich daher ein klares Schema, in dem man z.B. zuerst das Datum (Jahr_Monat_Tag) und dann den Anlass bzw. das fotografierte Motiv benennt, also z.B. „2018_03_17_Hochzeit_Jan_und_Lisa“. Mittlerweile können auch alle aktuellen Betriebssysteme mit Leerzeichen gut umgehen.

Nachteil

Daraus ergibt sich dann auch direkt die Einschränkung: langfristig ist die Ordnerstruktur wie oben schon einmal, beschrieben meiner Ansicht zu starr und unflexibel. Für kleinere Bestände und Einsteiger aber durchaus geeignet. Zur Suche lassen sich alle Exif Daten nutzen, teilweise Stichwörter vergeben und mehr. Der „Lagerort“ des Bildes ist aber an einen einzigen Ordner gebunden.

Exif Viewer, Ordnerbasiert

Das bedeutet, das Strandbild der Kinder aus dem Urlaub liegt im Urlaubsordner. Es gibt keine Möglichkeit, es auch in den Ordner Kinderbilder abzulegen. Denn dann hätte man ja eine Kopie des Originals und würde in kürzester Zeit den Überblick verlieren. Die Lösung dafür sind Bildverwaltungsprogramme mit eigener Datenbank.

Einschränkung

Wer seine Ordner jedoch mal auf ältere Server umkopiert, für den bewährt sich eine Benennung mit Binde- oder Unterstrichen. Auch wer häufig zu bestimmten Themengebieten wie etwa „Familienfeste“, „Reisen“ oder „Porträts“ fotografiert, dem helfen entsprechende Sammelordner. Alle, die sich an Daten gut erinnern kann, für den können sich Jahres-Sammelordner bewähren. Eine zu tief gestaffelte Ordnerstruktur wird aber eher unübersichtlich. Wem das dauerhaft zu unflexibel ist, dem bleibt nur der Weg zu einer Software, welche mit einer Datenbank arbeitet.

Mit Datenbanksystem

Zu diesen Programmen gehört z. B. Lightroom, Capture 1 oder Excire Foto. Der anfängliche Nachteil ist der erstmalige Import aller vorhandenen Fotodateien von der Festplatte in die Software. Dabei ist es grundsätzlich egal, an welchen verschiedenen Orten unsere Bilderdaten liegen. Die Bilder müssen beim Import auch nicht zwangsläufig verschoben oder kopiert werden. Es werden lediglich Verweise für die Datenbank angelegt, damit diese immer weis, wo sich das Bild befindet.

Lightroom, mit Datenbank

Für Lightroom ist es kein Problem, auch umfangreiche Datenbestände in einem Rutsch zu importieren und somit erstmalig halbautomatisch zu katalogisieren. Damit hat man dann auch die größte Hürde schon genommen. Hiermit entledigt man sich dann jedoch allen Einschränkungen, die die Bilderverwaltung über Ordner z.B. zeitbasiert mit sich bringt.

Datenbank

Dadurch, dass Lightroom eine eigene Datenbank für die Bilder anlegt, sind wir in der Lage, völlig unabhängig vom physischen Speicherort die Bilder in verschiedenen „virtuellen“ Datenbankordnern abzulegen. Lightroom kann dafür sogenannte Sammlungen nutzen, mit denen eine benutzerdefinierte, völlig freie Katalogisierung möglich ist. In diesen Sammlungen legt Lightroom lediglich Verweise zu den Originalspeicherorten der Fotos an, verändert den Speicherort also nicht. Auch hier kann ein Bild in mehreren Sammlungen gleichzeitig liegen.

Vorteil

Damit habe ich auch schon den größten Vorteil dieser Vorgehensweise erwähnt, die Möglichkeit, ein Bild gleichzeitig in verschiedenen, virtuellen Ordnern /Sammlungen abzulegen. Das eröffnet komplett neue Ablage – und Sortiermöglichkeiten. Dadurch lassen sich die Bilder nicht nur übersichtlicher ablegen und darstellen, sondern natürlich auch viel einfacher wiederfinden. Zusätzlich ist das Handling einer Datenbank gerade auch bei großen Bildbeständen viel besser und schneller als die reine Windows Ordnerstruktur. 

Capture 1, mit Datenbank

Der zweite große Vorteil ist die flexible Durchsuchbarkeit nach verschiedensten Kriterien. Das Plus von Bildverwaltungsprogrammen mit Datenbanksystem gegenüber der normalen Ordnerstruktur ist, dass sie weitere Informationen zum Bild speichern und verknüpfen können.

Zusatznutzen

Dazu gehören natürlich die in den Fotos gespeicherten Metadaten (EXIF). Darin sind etwa Kamera- und Objektivtyp sowie die Blende und Belichtungszeit abgelegt. Bildverwaltungspgrogramme lesen diese Daten in der Regel automatisch aus und bieten all diese Metadaten zur bequemen Sortierung und zur Suche an. So findet man sehr schnell alle Aufnahmen, die mit einer bestimmten Kamera gemacht wurden oder kann bei gespeicherten GPS Daten bequem den Aufnahmeort finden, ohne sich mit Ordnern herumschlagen zu müssen.

Außerdem kann man seine Fotos um beliebige Stichworte oder Bewertungen anreichern. Mittlerweile geht der Trend dahin, dass die Bildverwaltungsprogramme dank Künstlicher Intelligenz selbstständig Stichworte vergeben und zu den Fotos speichern. Auch erkennen sie bereits jetzt selbstständig oder halbautomatisch, ob Personen abgebildet sind. Bei vielen Programmen ist mittlerweile diese „künstliche Intelligenz“ das Schlagwort. Das bedeutet häufig allerdings lediglich, dass man die jeweilige Software zu Beginn trainieren muss.

Ihr z.B. Namen für bestimmte Gesichter beibringt, damit diese dann in Zukunft diese Zuordnung automatisiert erledigt. Mit jeder weiteren antrainierten Intelligenz werden die Programme dann weiter befähigt, damit bestimmte Suchaufgaben letztlich automatisch auszuführen. Schlussendlich wäre der Wunschtraum, dass wir ganz auf die mühevolle manuelle Vergabe von Suchbegriffen / Schlagworten verzichten können und die Software nach einem gewissen Training alleine dazu in der Lage ist.

Excire Foto, standalone Anwendung

Damit wäre dann auch eine „strukturierte“ Ablage letztendlich überflüssig. Ansätze, die in diese Richtung gehen und schon recht gut funktionieren, finden sich in der kostenpflichtigen Software Excire Foto. Hier habe ich einen Artikel darüber geschrieben. All diese Zusatz-Informationen legt das Programm in einer internen Datenbank ab, sodass man damit rechnen muss, dass eine Bildverwaltungs-Software, inkl. notwendiger Backups einiges an Plattenplatz auf dem Rechner kostet.

Seit ich verstärkt mit Capture 1 arbeite, verwende ich Excire Foto, um meine Bilder Software übergreifend in einer Datenbank zu organisieren. Natürlich haben Lightroom oder Caprture 1 jeweils eine eigene Fotoverwaltung, diese setzt dann aber voraus, dass auch alle Bilder der anderen Software importiert werden müssen.

Zusatznutzen

Ein weiterer Vorteil von Bildverwaltungsprogrammen ist, dass sie häufig auch noch elementare Möglichkeiten zur Bildbearbeitung enthalten. Diese sind meist nicht so ausgefeilt, wie bei speziellen Bildbearbeitungsprogrammen, etwa Photoshop. Dafür in der Regel deutlich einfacher zu bedienen.

Excire Foto Programmoberfläche

Ein weiterer großer Vorteil bei diesen Lösungen ist die nicht destruktive Bildbearbeitung. Das bedeutet, dass alle Veränderungen am Bild nicht in die Original-Bilddatei geschrieben werden. Diese bleibt unangetastet. Erst wenn das Foto als Kopie exportiert wird, werden die Veränderungen in das Bild eingerechnet und das Foto als Kopie ausgegeben. Meinen Artikel Bildbearbeitung für Anfänger findet ihr hier.

Digikam Wikipedia

Wer schon etwas Erfahrung mit Bildbearbeitung hat, der findet bei den OpenSource-Programmen „Darktable“ und „digiKam“ kostenlose Versionen mit umfangreichen Möglichkeiten. Überdies sind weitreichende Bildbearbeitungs-Funktionen enthalten. Der neue Stern am Softwarehimmel scheint zurzeit ja Luminar zu sein. Umfangreich ausgestattet mit vielen Möglichkeiten. Allerdings fehlt leider noch, die bisher versprochen Bildverwaltung.

darktable

Meine Artikel zu Luminar findest du hier. Bei vielen Fotografen sehr verbreitet ist Adobe Lightroom, das mittlerweile leider nur noch in einer Kaufversion erhältlich ist. Es hat den Vorteil gegenüber anderen, dass es eine direkte Integration mit Photoshop bietet, sowie praktisch den gesamten Bildbearbeitungs und Verwaltungs -Workflow abdeckt. Alternativen zu Lightroom habe ich in diesem Artikel beschrieben.

Weitere Artikel

Fazit/ Empfehlung

Wer sich nicht dazu entschließen kann, ein zusätzliches Programm einzusetzen, der sollte zumindest Ordnung und oder Struktur in seine Ordner bringen. Ob das noch nötig ist, wenn man ein Bildverwaltungsprogramm einsetzt, ist umstritten. Ich würde es dringend anraten, da man sich dann nicht völlig abhängig von einem Verwaltungsprogramm macht. Ganze Glaubenskriege gibt es darüber, wie die optimale Ordnerstruktur aussehen sollte. Dies ist meines Erachtens auch abhängig vom Umfang der eigenen Fotobestände. Ich empfehle jedoch selbst weniger ambitionierten Hobby-Fotografen mindestens die Ablage in separate Unterordner nach Ereignissen und Datum.

Am einfachsten ist es, wenn man möglichst zeitnah nach dem Fotografieren die Bilder auf den Rechner kopiert. Dann benötigt es wenig Zeit, man kann sich noch gut erinnern und die Bilder sind sicher, denn eine Speicherkarte kann auch mal kaputt oder verloren gehen. Ordnung muss sein, egal, ob man auf die modernen Bildverwaltungsmöglichkeiten setzt oder die guten alten Ordner. Egal, wofür man sich entscheidet, wenn man zu lange mit dem Aufräumen wartet, sind bestimmte Bilder wahrscheinlich zum Teil schon verloren. Ganz einfach, weil man sie in der Masse der Bilddateien nicht mehr wiederfindet. Das sollte nun wirklich das Letzte sein, was wir uns für unsere Fotos wünschen! Bilderarchivierung ist somit ein Muss!!

Meine Reihe Fototipps findest du hier.

Meinen Artikel Bildbearbeitung für Anfänger findet ihr hier.

Meine Fototechnik hier

Zu meinen Wissen Artikel hier lang.

*Mit einem Stern gekennzeichnete Links sind externe Partner-Links (Affiliate Links). Ihr unterstützt mich, wenn ihr darüber bestellt. Für euch entstehen keine zusätzlichen Kosten!  Vielen Dank !